Informatiebeheer

Menigeen kent de ergernis vanuit de werksituatie: zeker weten dat er ergens nog  tekening zijn van de laatste verbouwingen, maar deze niet kunnen vinden. Of alleen na lang zoeken. Of ontdekken dat de tekening die je vindt, niet van de laatste verbouwing is, maar die van twintig jaar geleden. Informatie die helemaal niet beschikbaar of niet actueel is; een veel voorkomend feit!

Onderscheid hoofdzaken van bijzaken

Het efficiënt beheren van uw informatie, zodat deze actueel, geordend, snel toegankelijk én veilig is, is een noodzaak. Met de huidige informatiedichtheid en -behoefte, is het belangrijk overzicht te creëren, waarbij hoofdzaken van bijzaken onderscheiden worden. Dit betekent: relevante zaken consequent en vindbaar opslaan en beheren, en irrelevante zaken weggooien.

Goed documenteren is een kunst

Goed documenteren is een kunst. De informatie die bij u bekend is, moet op een zodanige manier opgezet en opgeslagen worden, dat ook een ander ermee vooruit kan. Goede, periodiek geactualiseerde documentatie maakt dat uw collegae, uw opvolger, installateurs, technici en anderen zaken kunnen terugvinden. Zij kunnen achterhalen welke keuzes in het verleden zijn gemaakt en op welke manier iets tot stand gekomen is. En verder krijgen zij antwoord op vragen als: ‘Hoe is iets gebouwd of geconstrueerd?, Hoe zit een systeem precies in elkaar en wat doet het systeem?, Welke procedures zijn er?, Welke contracten ligger er aan ten grondslag?, Wie doet wat, wanneer en hoe?’ Op die manier weten alle betrokkenen snel en uit betrouwbare bron waar iedereen zich aan te houden heeft.

Actueel, overzichtelijk en relevant

Het opstellen van een documentatiesysteem wordt vaak als sluitpost in de begroting gezien. Dat komt omdat documentatie geen onmiddellijk nut heeft.   Naar documentatie grijpen mensen immers pas als het nodig is en dat punt ligt meestal ergens in de toekomst. De valkuil van informatiebeheer is, dat alle informatie ongestructureerd en nooit geactualiseerd wordt bewaard, waarbij men zelf het idee heeft  dat er goed wordt gedocumenteerd. Documentatie is echter pas goed als die actueel, overzichtelijk en relevant is, en als informatie gemakkelijk en snel terug te vinden is.

Doel en werkwijze 

Baas worden én blijven over de complexe technische informatie van gebouwen en gebouw gebonden installaties. Dat is het doel van het technisch informatiebeheersysteem van VB&C. Immers, zodra informatie beheerst wordt, kan er beleid worden op worden uitgezet. En kunnen zaken als continuïteit, efficiency en veiligheid worden bereikt.

Stap voor stap

Om dit voor elkaar te krijgen, werkt VB&C met een vastomlijnd stappenplan. Dat begint met een behoeftepeiling om uw wensen helder te krijgen. Dan volgt een inventarisatie van de beschikbare gegevens: welke informatie is er, hoe actueel is deze en voldoet ze aan de huidige regelgeving?  Een en ander wordt vervolgens afgezet tegen de gewenste situatie, die wij samen met u hebben vastgesteld. Dit levert uiteindelijk een overzicht op van de data en de processen die beheerd kunnen worden en de (geautomatiseerde) middelen die daarvoor nodig zijn.

Toepassingen

Wie het beheer voert over gebouwen en gebouwgebonden installaties wil op elk moment kunnen terugvallen op betrouwbare technische informatie. Actueel, volledig en goed toegankelijk. Met het technisch informatiebeheersysteem van VB&C kan dat. Het brengt vele soorten technische informatie - afkomstig van diverse applicatieplatformen - overzichtelijk samen. Waardoor op vele vragen antwoord kan worden gegeven.