Veilig en overzichtelijk

Documentbeheer (webportal)

U bent op zoek naar dat ene keuringsrapport van uw lift. Maar hoe heette dat document nu ook alweer precies? En had collega A dat destijds niet op zijn computer opgeslagen? Maar ja, collega A werkt hier inmiddels niet meer. Vergezocht? Wellicht, maar toch ook echt dagelijkse realiteit. Met de komst van het digitale tijdperk hebben veel bedrijven de grootst mogelijk moeite om hun documenten en tekeningen op een eenduidige manier te archiveren, zodat ze makkelijk vindbaar zijn, indien nodig.

VB&C is gespecialiseerd in het beheren van documenten en tekeningen van opdrachtgevers. Via ons gebruiksvriendelijke, overzichtelijke en functionele webportal kunnen klanten hun documenten 24/7 raadplegen vanaf hun laptop, tablet of smartphone, waar ook ter wereld.

Iedere ondernemer weet hoe belangrijk het is dat documenten op een uniforme en gestructureerde wijze worden gearchiveerd. Wij kunnen documenten zoals goedkeuringsrapporten, onderhoudsrapporten en ontruimingsplannen in ons webportal plaatsen, zodat eigenaren, maar bijvoorbeeld ook conciërges of toeleveranciers, de benodigde documenten eenvoudig kunnen downloaden. Daarbij kunnen wij per item aangeven wie bevoegd is het document op te vragen. Pdf’s kunnen door bevoegden zelf worden gedownload; originele autocadbestanden moeten bij ons opgevraagd worden. Wij doen dat vanzelfsprekend zo snel mogelijk en houden vervolgens nauwkeurig bij wie welke documenten in bezit heeft. Op het moment dat documenten terugkomen, plaatsen wij deze op de juiste manier in het moederbestand. Op die manier blijft de structuur van het moederbestand en dus de vindbaarheid van de documenten gewaarborgd.

Elk beheersysteem wordt door ons op maat gemaakt. Wanneer een klant erover denkt zijn documenten digitaal op te slaan, willen wij het nodige weten: ‘Wat hebben jullie aan documenten?’, ‘Wat zijn jullie wensen?’ en ‘Hoe wil je dat het beheersysteem wordt opgebouwd?’ Met die informatie gaan wij vervolgens aan de slag om een eerste boomstructuur op te zetten. Vervolgens bespreken we alle details, waaronder de exacte naamgeving van de documenten. Het is belangrijk dat elk document een unieke naam heeft, zodat je niet, als je bijvoorbeeld op ‘Lift 1’ zoekt, twintig verschillende documenten als resultaat krijgt. Als de structuur staat en de afspraken zijn gemaakt, begint het vullen van het moederbestand. U kunt zich voorstellen dat dat een tijdrovend karwei is.

Uw document- en tekeningbeheer is bij VB&C in goede handen. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over onvindbare of verouderde documenten. Wij vinden het belangrijk dat u snel over de meest actuele documenten kunt beschikken en dat nieuwe of aangepaste documenten zo snel mogelijk worden opgevoerd. Daar doen wij dus ons uiterste best voor.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van digitaal document- en tekeningbeheer? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op